ガイド
取り置き受付の作り方
取り置き受付では、受け渡しに必要な最小情報、期限、変更・未受取の扱いを先に決めます。連絡先や注文情報を必要以上に集めず、保管場所と担当者を残します。
最少情報で作る取り置き票
取り置きは、集める情報より先に、約束する範囲を決める。
取り置きは、作品を確保する約束と、受取のための連絡を結ぶものです。住所や決済情報を増やすことではありません。何を誰のためにいつまで確保するか、受け取れなかったときにどう扱うかを先に書きます。
作品を識別するための最少範囲
- 作品・版・数量
- どの頒布物を何点確保するか。セットや特典は別条件として記す。
- 連絡の方法
- 今回の受取確認に必要な範囲だけ。住所、決済、第三者の情報は含めない。
- 照合する記録
- 受け付けた日時と、確保した在庫状態を同じ記録へ残す。
どこで、いつまで待つか
- 受取場所
- イベント名、スペース、受取の方法など、今回確認できる情報。
- 期限
- 受付終了と受取期限を、参加条件や自分の運用に合わせて示す。
- 変更
- 変更が可能な範囲と、確認する入口を決める。未定の対応を約束しない。
未受取や不足を隠さない
- 未受取
- 期限後に保留を解除するか、次の案内へ移すかを事前に示す。
- 在庫差異
- 確保数と実棚が合わないときは、確認待ちとして扱う。
- 相談先
- 主催者規則や当日の例外は、必要に応じて主催者・スタッフの案内へ戻す。
受付を止める条件も先に書く
確保できる冊数に達した時点、イベント参加が変わった時点、作品仕様を直す時点では、受付状態を更新します。連絡先だけを残して約束を曖昧に続けません。