ガイド
注文・発送連絡の作り方
注文受付、発送準備、配送会社への引き渡しは別の状態です。連絡文にはその時点で確認できる事実だけを書き、到着や返金を先に約束しない流れを作ります。
連絡の三段
注文、発送準備、発送後に、同じ完了の言葉を使わない。
購入者に送る連絡は、気持ちを伝える文面である前に、その時点で確認できた事実を伝える記録です。注文を受けたこと、発送へ進むこと、荷物を渡したことでは、確認する場所も次に起きることも違います。
受け取った事実を示す
作品、版、数量、注文を確認した時点を取り違えない。支払い、取消、発送の状態まで一文で確定と書かない。
- 照合先
- 販売先の注文表示、決済の現行状態。
- まだ書かないこと
- 発送日、到着日、配送完了の約束。
作業中の範囲を示す
住所変更や内容変更の扱いは、今の注文・発送状態と販売先の条件を確認してから案内する。
- 照合先
- 注文内容、実在庫、梱包・発送の準備状況。
- まだ書かないこと
- 配送会社が受理したという表示。
渡した事実と追跡先を分ける
発送に使った方法、荷物を渡した日、追跡がある場合の確認先を、販売先の注文状態と分けて示す。
- 照合先
- 発送記録、配送会社の追跡表示。
- まだ書かないこと
- 受取、再配達、返送、返金の結果。
連絡文は、作業の状態を一つだけ伝える
注文を受けた、支払いを確認した、梱包を始めた、配送会社へ渡した、という状態は別です。追跡番号や予定日を知らせる場合も、実際に引き渡した事実と分けます。変更や遅れがあれば、原因を推測せず、対象注文・現在の状態・次に確認する先を短く更新します。